Годишна инвентаризация – Кога се прави, заповед, образец и документи

Годишна инвентаризация е фактическата проверка на активите и пасивите на предприятието към определена дата и сравняването на резултатите със счетоводните данни.

Тя е уредена в чл. 28 от Закона за счетоводството и предшества изготвянето на годишния финансов отчет.

В практиката проверката се провежда в последното тримесечие на годината от инвентаризационна комисия, назначена със заповед на ръководителя.

Задължението обаче не обхваща всички фирми, защото предприятията с нетни приходи от продажби под определен праг са освободени от задължителна инвентаризация.

По-долу разглеждаме кога се прави, какво съдържа заповедта, как се проверяват отделните видове активи и как резултатите се отразяват в счетоводството.

Какво представлява инвентаризацията

Законът за счетоводството определя инвентаризацията като процес на подготовка и фактическа проверка на натуралните и стойностните параметри на активите и пасивите към точно определена дата. Получените резултати се съпоставят със счетоводните данни, за да се установят евентуални разлики.

Целта е финансовият отчет да показва реално съществуващото имущество и задължения, а не само записаното в регистрите. Проверката разкрива липси, излишъци, неотразени операции и активи, които вече не са годни за употреба.

Годишна инвентаризация – Закон за счетоводството и кой е задължен

Основната разпоредба е чл. 28 от Закона за счетоводството. Съгласно ал. 1 предприятията извършват инвентаризация на активите и пасивите най-малко веднъж годишно, с цел достоверното им представяне във финансовите отчети. Редът и начинът на провеждане се определят от органите на управление.

Според ал. 2 предприятията с нетни приходи от продажби до 200 000 лв. за текущия отчетен период не извършват задължителна инвентаризация. При превалутиране по фиксирания курс 1,95583 този праг съответства на около 102 258 евро.

Освобождаването не забранява проверката – по ал. 3 тя може да бъде възложена по решение на ръководителя, както и по искане на съдебната власт или на други органи, когато това е предвидено в закон.

Кога се прави годишна инвентаризация

Законът не посочва конкретна дата, но годишна инвентаризация трябва да бъде проведена така, че резултатите ѝ да бъдат отразени в отчета към 31 декември. Затова тя обикновено се планира за периода октомври – декември, като най-често се извършва в последните седмици на годината.

За отчетната 2026 г. има важна особеност. От 1 януари 2026 г. еврото е официална валута и отчетите се изготвят изцяло в евро.

Проверката към 31.12.2026 г. е първата годишна инвентаризация, при която наличностите се сравняват със салда, водени изцяло в евро.

Заповед за годишна инвентаризация

Процесът започва със заповед за годишна инвентаризация, издадена от ръководителя на предприятието.

С нея се назначава комисия, определят се обектите, сроковете и отговорните лица. Без такъв документ резултатите трудно могат да бъдат защитени при последващ контрол.

Заповедта обичайно съдържа следните реквизити:

• Правно основание по чл. 28 от Закона за счетоводството;
• Състав на комисията – председател и членове;
• Обекти и видове активи и пасиви за проверка;
• Дата, към която се установява наличността;
• Срок за предаване на описите и протокола.

Добра практика е материално отговорните лица да не участват като членове на комисията за поверените им активи, но да присъстват при преброяването и да подписват инвентаризационните описи.

Примерна заповед за годишна инвентаризация

Много предприятия търсят заповед за годишна инвентаризация образец, за да спестят време. Законът не утвърждава задължителна форма, затова всеки образец годишна инвентаризация следва да се адаптира към спецификата на дейността и към вътрешните правила на фирмата.

ЗАПОВЕД № … от … 2026 г. На основание чл. 28, ал. 1 от Закона за счетоводството нареждам да се извърши годишна инвентаризация на активите и пасивите на … ЕООД към 31.12.2026 г. Назначавам комисия в състав: председател … и членове … Комисията да представи описите и протокола в счетоводството до … г.

Тази примерна заповед за годишна инвентаризация покрива минималното съдържание. При повече обекти към нея се добавят график по дни и отделни подкомисии за складовете и търговските обекти.

Годишна инвентаризация на ДМА

Дълготрайните материални активи – сгради, машини, оборудване, транспортни средства и компютърна техника – се проверяват чрез оглед и преброяване на място. Комисията сверява инвентарните номера и местонахождението на всеки актив с данните от аналитичния регистър.

Годишна инвентаризация на ДМА има и втора, по-съществена функция.

Тя установява активите, които са физически износени, морално остарели или не се използват, и създава основание за бракуването им или за преразглеждане на стойността им. Така балансът отразява реалното състояние на имуществото.

Особено внимание изискват активите, предоставени на служители за работа извън офиса – лаптопи, телефони и служебни автомобили. За тях е удачно да се съставят подписани декларации за наличност, когато физическият оглед е невъзможен.

Материални запаси и парични средства

Стоките, материалите и продукцията се инвентаризират чрез преброяване, претегляне или измерване, в зависимост от естеството им. Преди началото материално отговорното лице декларира, че всички документи по прихода и разхода са предадени в счетоводството.

Паричните средства в касата се преброяват в присъствието на касиера, а резултатът се удостоверява с акт за касова наличност. Проверката на касата е най-обективна, когато се извършва без предварително уведомяване на отговорното лице.

Годишна инвентаризация на разчетите

Вземанията и задълженията не могат да бъдат преброени, затова годишна инвентаризация на разчетите се извършва документално. До клиенти и доставчици се изпращат писма за потвърждение на салдата, а отговорите се сравняват с данните по счетоводните регистри.

При разминаване се анализират причините – неосчетоводена фактура, плащане, отразено в различен период, или грешка при една от страните.

Вземанията със съмнителна събираемост или с изтекла давност следва да бъдат обезценени или отписани съгласно счетоводната политика.

Документиране на резултатите

Всеки етап от проверката трябва да бъде документиран, защото резултатите служат като доказателство при данъчни проверки и при спорове с материално отговорни лица.

Комплектът документи обикновено включва:

• Заповед за провеждане на инвентаризацията;
• Декларации на материално отговорните лица;
• Инвентаризационни описи по обекти;
• Сравнителни ведомости с установените разлики;
• Протокол на комисията с предложения.

Установените липси и излишъци се осчетоводяват в периода, за който се отнася проверката. Липсите над допустимите норми могат да доведат до имуществена отговорност на виновните лица по Кодекса на труда, както и до последици по ЗДДС и ЗКПО, които се преценяват от опитен счетоводител.

Връзка с годишния финансов отчет и SAF-T

Инвентаризацията е последната проверка преди годишното приключване. Коригираните по нейните резултати салда стават основа за изготвянето на годишния финансов отчет, затова закъсняла или формално проведена проверка пренася неточностите директно в баланса.

Предприятията, задължени да подават стандартен одитен файл SAF-T, имат и допълнително изискване – файлът за материалните запаси се представя в 14-дневен срок при поискване от НАП. Затова точните данни от инвентаризацията стават още по-важни, тъй като разминаванията се виждат при автоматичен анализ.

Практически съвети за безпроблемна проверка

Добрата подготовка съкращава значително времето за самата проверка. Препоръчително е складовете да бъдат подредени предварително, всички документи за периода да са осчетоводени, а движението на стоки в деня на преброяването да бъде спряно или точно отразено.

Малките предприятия, освободени от задължението по чл. 28, ал. 2, също могат да извършат проверка по собствена преценка. Доброволната инвентаризация е най-лесният начин грешките да бъдат открити, преди да ги установят данъчните органи.

Документацията се съхранява заедно с останалите счетоводни документи, съобразно сроковете за съхранение на счетоводни документи, за да бъде на разположение при последващ контрол.