Какви са сроковете за съхранение на счетоводни документи
Може би сте чували, че съхранението на счетоводни документи е ключов аспект от управлението на всяко едно предприятие или организация. Това не само осигурява ясна финансова картина за бизнеса, но и гарантира спазването на законовите изисквания в България.
Най-важното, което трябва да се каже в случая, това е, че неспазването на сроковете за съхранение може да доведе до сериозни проблеми. Без да сме напълно изчерпателни, трябва да споменем риска от санкции и глоби, усложнения при ревизии или дори правни спорове поради липса на доказателства.
Законодателната рамка в България регламентира ясно сроковете за съхранение на различни видове документи и всеки предприемач трябва да се запознае с тях.
Основни нормативни актове като Закона за счетоводството, Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК) и Закона за трудовите отношения поставят стандарти, които всички фирми и организации трябва да следват.
Категории счетоводни документи и срокове за съхранение
Преди да продължим в дълбочина, трябва да започнем с това, че различните категории счетоводни документи трябва да бъдат съхранявани за различни срокове от време.
Финансови отчети
Съгласно чл. 38 от Закона за счетоводството, финансовите отчети трябва да се съхраняват за срок от 10 години.
Това включва баланси, отчети за приходи и разходи, както и други основни счетоводни документи. Този срок е определен с оглед на потенциални ревизии и бъдещи проверки.
Трудови договори и ведомости за заплати
Трудовите договори са едни от документите, които се отличават с това, че имат значително по-дълъг срок за съхранение – 50 години. Причината е, че единствено по този начин могат да се гарантират правата на служителите.
Това е съвсем ясно регламентирано в Кодекса на труда и Закона за националния архивен фонд. Работодателите трябва да съхраняват всички данни, свързани с трудови правоотношения, заради възможни искания за пенсии или други социални плащания.
Данъчни декларации и документи
Документите, свързани с данъчно облагане, включително годишни данъчни декларации и отчетни регистри, се съхраняват за срок от 5 години според чл. 38 от ДОПК.
Това включва периода, в който данъчните органи могат да извършват ревизии или проверки.
Документи за ДДС
Документите, свързани с данък върху добавената стойност (ДДС), като дневници за покупки и продажби, се съхраняват за 10 години. Този срок е определен в контекста на евентуални проверки от Националната агенция за приходите (НАП).
Специфични случаи
Има някои специфични случаи, които засягат съхранението на документите при предприятия, които са прекратили дейността си, а също и случаи, касаещи електронните документи.
Съхранение на документи при прекратяване на дейност
Ако дадено дружество прекрати своята дейност, то е длъжно да осигури съхранение на счетоводните документи за определения в закона срок.
Обикновено, документите най-често се предават на архив или както се процедира все по-често – на специализирана компания за съхранение на документи.
Изисквания по отношение на електронните документи
С развитието на технологиите електронното съхранение на документи става все по-популярно.
Според Закона за електронното управление, електронните документи трябва да се съхраняват със същата юридическа стойност и срокове, както хартиените. Те трябва да бъдат защитени чрез подходящ софтуер за сигурност и криптиране.
Практически съвети за по-лесно управление на вашата документация
Правилното съхранение на счетоводните документи е от съществено значение за един бизнес. Спазването на законовите срокове правната и финансова сигурност, а също така и значително улеснява работата на институциите и бизнеса при проверки и ревизии.
Организация на архива
Препоръчително е да поддържате вашия архив добре организиран, тъй като това ще ви позволи да спазвате сроковете за съхранение и да унищожавате ненужното след изтичането на описаните в закона срокове.
За хартиените документи използвайте етикетирани папки и шкафове, разделяйки документите по категории и години.
За електронни документи винаги поддържайте файловете си подредени в систематизирани папки с ясни наименования, които ясно да показват какво има в тях, без да се налага да ровите и да търсите, когато ви се наложи.
Софтуер за управление на документи
Инвестицията в добра организация и софтуер за управление на документи е дългосрочна и спестява време и ресурси.
Съвременните системи за управление на документи (DMS) предлагат редица удобства, включително автоматично напомняне за изтичане на сроковете за съхранение.
Този вид системи обикновено криптират вашите документи, което осигурява необходимото ниво на сигурност. Популярни решения включват Microsoft SharePoint, DocuWare и други.
Извършване на периодичен преглед на документите
Периодичните ревизии на наличните архиви ще помогнат да се уверите, че документите, които вече не е необходимо да се съхраняват, са безопасно унищожени.
Това със сигурност може да ви освободи много място по рафовете и ще ви гарантира, че няма да допуснете неволни и несъзнателни нарушения на законодателството, унищожавайки някой от важните документи преди изтичането на крайния срок за това.
Ако имате въпроси, обърнете се към счетоводител или адвокат
Ако имате въпроси по отношение съхранението на документи или изпитвате несигурност относно това какви са точните срокове за съхранение, е препоръчително да се консултирате с квалифициран счетоводител или юрист.
Това е важна стъпка, която може да предотврати евентуални бъдещи проблеми и да гарантира успешното управление на документацията във вашия бизнес.
