Командировки в страната и чужбина – какво трябва да знаете

В много професии, като например търговия, консултантски услуги, строителство, логистика и научна дейност, командировките са важна част от работния процес. Най-характерното за тях е, че служителите временно трябва да изпълняват задълженията си извън обичайното си работно място, което може да е в друго населено място и дори в друга страна. Въпреки че командировката може да изглежда просто като пътуване по работа, зад нея стои цял набор от нормативни, административни и дори счетоводни изисквания.

Разбира се, има и разлики в зависимост от това дали говорим за командировки в страната или такива в чужбина. При всеки от тези два типа се налага да се спазват специфични правила, посочени основно в Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина и Наредбата за командировките в страната.

На следващите редове ще ги разгледаме по-подробно, така че да добием по-ясна представа по въпроса, независимо дали подхождаме от позицията на служител или от тази на работодател.

Какво включва командировката

Независимо дали става дума за пътуване в рамките на страната или зад граница, командировката задължително се оформя по определени правила.

Първо се издава заповед за командироване. Тя представлява официален документ, с който работодателят изпраща служителя в командировка. Заповедта трябва да съдържа:

• Името на командирования служител;
• Място, на което трябва да бъде изпратен;
• Период на командировката;
• Пояснение на целта на пътуването;
• Одобрени разходи.

Командированият служител има право на дневни и пътни разходи. Сумата по дневните разходи е предназначена да покрие основните дневни разходи на човека за храна и други лични нужди.

Пътните разходи, от своя страна, могат да обхващат самолетни билети, гориво, такси, обществен транспорт и много други.

Настаняването може да се организира от фирмата или да се възстанови на базата на фактури. Освен това е необходимо да има документално основание за всеки разход – хотелски фактури, потвърждения за резервации, касови бележки и каквото още е необходимо.

След приключване на командировката, служителят трябва да представи отчет с приложени документи. Те се предават в счетоводството за проверка и осчетоводяване.

Командировка в страната

Съгласно Наредбата за командировките в страната, дневните разходи за командировка се определят от работодателя, но не могат да бъдат по-ниски от 40 лв. на ден. Тази стойност не бе актуализирана дълго време и от 2008 година до не отдавна сумата бе в размер на 20 лева.

Необходими документи за отчитане са заповедта за командировка, командировъчният лист (само ако се пътува с фирмено МПС), билети, фактури, касови бележки и не на последно място – докладът за извършената работа.

Дневните разходи до посочения минимум не се облагат с данъци. Ако се изплащат по-високи суми, те подлежат на облагане с данък върху доходите. Осчетоводяването трябва да бъде коректно, за да се избегнат проблеми при проверки от НАП.

Командировка в чужбина

Командировките в чужбина са по-сложни за реализиране и осчетоводяване поради валутните разлики, визовите режими и допълнителните нормативни изисквания.

Те се уреждат по Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина, която дефинира всички детайли около заплащането, покритието и отчетността.

Пътни разходи, както и тези за настаняване и храна, се осъществяват в местна валута. Предварително е препоръчително да се определят лимити, както и дали фирмата ще предостави аванс или служителят ще си възстановява суми след връщане. Курсът за осчетоводяване обикновено е обвързан с фиксинга на БНБ за деня на разхода.

Освен личните разходи, които споменахме, към пътните и дневните се добавят и специфични разходи като:

• Визи;
• Туристически такси;
• Такси за паркинг;
• Трансфери;
• Конферентни такси;
• Роуминг или интернет за служебни цели и други.

Служителите трябва да бъдат подсигурени със здравна застраховка, валидна за периода и държавата на престоя. За ЕС често се използва Европейска здравноосигурителна карта, но за други държави е необходима допълнителна полица.

Необходимо е предварително да се провери дали за съответната страна се изисква виза, покана, командировъчно писмо или други документи. При пътуване до страни с ограничен достъп или високи изисквания, е нужен по-дълъг период на подготовка.

Какво е важно да знаят работодателите

Организацията на командировките е отговорност на работодателя, тъй като именно той е инициаторът на пътуването. За да бъде всичко законосъобразен начин, работодателят трябва да следи всички детайли да се организират правилно. Трябва да се изготви заповед и да се извърши предварително одобрение на разходите, които се очаква да бъдат направени. Освен това, трябва да се избере на най-ефективно транспортно решение и най-разумната опция за настаняване.

Друга отговорност на работодателя е да подсигури всички необходими документи и застраховки, които могат да са нужни на командированото лице. Командировъчните разходи се осчетоводяват на база представените документи – фактури, билети, разписки и други. Дневните се изплащат срещу подпис във ведомост или платежно нареждане.

Ако става дума за международна командировка, трябва да се обърне внимание на валутните курсове и съпътстващи банкови такси.

Не на последно място, командировката трябва да е съпроводена от необходимата документална проследимост, защото само така може всичко да бъде прецизно отчетено. Важно е работодателите да са наясно с актуалната наредба за служебните командировки и да обучават своите служители за това как трябва да се извършва процесът по отчитане от тяхна страна.

Независимо дали се касае за кратко пътуване в страната или за по-продължителен престой в чужбина, основата на успешната организация е всички да бъдат информирани и да спазват правилата.