Регистрация на онлайн магазин в НАП
Всеки, който продава стоки или услуги онлайн в България, има задължение да регистрира дейността си пред Националната агенция по приходите. Това важи независимо дали търговията се извършва през собствен сайт, платформа като Emag или OLX, или чрез социални мрежи. НАП засили контрола върху онлайн търговците значително след 2022 година, а от 2024 насам банките са задължени да подават данни за оборотите на онлайн търговците директно към приходната агенция.
В тази статия описваме стъпка по стъпка как се извършва регистрация на онлайн магазин в НАП, какви са сроковете, какво представлява заявлението и какви задължения поражда регистрацията.
Кой е задължен да се регистрира в НАП
Задължението за регистрация в НАП и за отчитане на приходите от онлайн продажби важи за всяко лице, което извършва търговска дейност по занятие – тоест редовно и с цел печалба. Еднократната продажба на лична вещ не се счита за търговска дейност. Редовните продажби обаче – дори да са само няколко пъти в месеца – влизат в обхвата на данъчния контрол.
Регистрираните търговски дружества, ЕООД и ООД, са длъжни да отчитат онлайн приходите си по същия ред, по който отчитат всички останали приходи – чрез редовно счетоводство и подаване на декларации пред НАП. За тях регистрацията на онлайн магазина е продължение на съществуващите задължения, а не нова процедура.
Онлайн магазин без фирма – важи ли задължението
Физическите лица, които продават онлайн без регистрирана фирма, са в по-сложна ситуация. Ако дейността е инцидентна, доходът се декларира в годишната данъчна декларация като доход от продажба на имущество или като друг доход. Ако обаче дейността е системна и носи регулярен доход, НАП може да я квалифицира като търговска – с всички произтичащи от това задължения, включително регистрация като едноличен търговец или дружество.
Подробна информация за това как точно се декларират и облагат доходите от онлайн търговия при физически лица ще намерите в материала ни за облагане на доходите при онлайн търговия за физически лица.
Как протича една регистраци на онлайн магазин в НАП
Регистрация на онлайн магазин в НАП се извършва чрез подаване на уведомление за използваното средство за отчитане на продажбите. На практика това означава да уведомите НАП дали ще използвате фискално устройство (касов апарат) или ще отчитате продажбите чрез интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност – ИАСУТД, по-популярна като СУПТО.
Процедурата се извършва онлайн през портала на НАП с квалифициран електронен подпис или чрез упълномощен представител. Именно тук счетоводителят на фирмата може да поеме цялата административна тежест – от изготвянето на документите до тяхното подаване и последващата комуникация с НАП. Ако все още нямате счетоводно обслужване за онлайн магазина си, може да разгледате услугите ни за счетоводство на онлайн магазини.
Заявление за регистрация на онлайн магазин в НАП
Конкретният документ, с който се уведомява НАП, е заявление по образец съгласно Наредба Н-18 на Министерството на финансите. В него се посочват данните на търговеца, адресът на онлайн магазина, видът на използваното устройство или система за отчитане и датата, от която ще се използва.
При използване на СУПТО заявлението включва и технически данни за системата – производителят, версията на софтуера и уникален идентификатор. Тези данни обикновено се предоставят от доставчика на платформата или от разработчика на магазина. Важно е да се провери предварително дали платформата, която използвате, е вписана в списъка на одобрените от НАП системи – в противен случай тя не може да служи като законосъобразен метод за отчитане.
Срок за регистрация на онлайн магазин в НАП
Заявлението трябва да се подаде преди началото на дейността – тоест преди първата продажба, а не след нея. НАП изисква уведомяването да предхожда стартирането на търговската дейност, а не да я следва. В практиката много онлайн търговци допускат грешката да стартират продажбите и след това да наредят счетоводителя да „уреди документите“ – това е нарушение, което подлежи на санкция при проверка.
При промяна на данните – смяна на платформа, добавяне на нов домейн или смяна на системата за отчитане – НАП трябва да се уведоми в 7-дневен срок от настъпването на промяната.
Касов апарат или електронен документ
Онлайн магазините имат право да избират между два законово признати метода за отчитане на продажбите. Първият е използването на фискално устройство – касов апарат, свързан с НАП. Вторият е издаването на електронен документ чрез одобрена система, без да е необходим физически касов апарат.
Вторият метод е значително по-разпространен при онлайн търговията, тъй като физическото издаване на касова бележка при дистанционна продажба е практически невъзможно. Повече подробности за условията, при които онлайн магазинът може законно да работи без касов апарат, са описани в материала ни за онлайн фактуриране без нужда от СУПТО и връзка с касов апарат.
Изисквания към електронния документ
Електронният документ, с който се отчита всяка онлайн продажба, трябва да отговаря на конкретни технически изисквания. Всяка поръчка трябва да получи уникален номер, данните за транзакцията трябва да се съхраняват по начин, който гарантира тяхната цялост и точност, и системата трябва да идентифицира еднозначно кой е издал документа. Всички тези изисквания произтичат от Наредба Н-18 и отговорността за тяхното спазване е на търговеца, а не на платформата.
На практика повечето съвременни платформи за електронна търговия – Shopify, WooCommerce, OpenCart – могат да бъдат настроени да отговарят на тези изисквания, но настройката изисква техническа намеса и познаване на конкретните изисквания на НАП.
Какво следва след регистрация на онлайн магазин в НАП
Регистрацията в НАП е само началото. След нея онлайн магазинът трябва да поддържа редовно счетоводство, да подава справки-декларации и да следи дали оборотът му наближава прага за задължителна регистрация по ДДС. Към март 2026 прагът е 100 000 лева оборот за предходните 12 месеца. При достигането му регистрацията по ДДС е задължителна и трябва да се подаде заявление в 7-дневен срок. Подробности за процедурата ще намерите в материала ни за регистрация по ДДС (ЗДДС).
Освен данъчните задължения, онлайн магазинът трябва да е в съответствие с изискванията за защита на потребителите, политиката за поверителност и условията за ползване – теми, които са извън счетоводната материя, но при ревизия НАП ги взема предвид като индикатор за реалната дейност на търговеца. Ако имате въпроси относно конкретното ви положение или се нуждаете от съдействие при регистрацията, може да се свържете с нас за счетоводна консултация.
Често задавани въпроси (FAQ) при регистрация на онлайн магазин в НАП
